Số hóa doanh nghiệp hậu Covid như thế nào để hiệu quả

Người đăng: Tran Cong Danh | Ngày đăng : 23-11-2021 14:58 Xem Quy Định Đăng Bài - Bài viết sắp bị xoá

I. Tìm hiểu số hóa tài liệu là gì?

Số hóa là quá trình chuyển các quy trình thủ công hoặc các thông tin trên giấy tờ thành dạng kỹ thuật số.

Số hóa tài liệu là qua trình chuyển đổi các tài liệu của doanh nghiệp (các giấy tờ, hình ảnh, văn bản viết tay….) sang dạng dữ liệu kỹ thuật số mà máy tính có thể nhận biết.
Việt số hóa tài liệu giúp tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý, dễ dàng tìm kiếm và xử lsy thông tin. Doanh nghiệp của bạn sẽ không còn các nỗi lo về việc các giấy tờ bị thất lạc, các hỗ sơ cũ có thể bị ẩm mốc, rách hoặc thiếu không gian lưu trữ.

QUY TRÌNHSỐ HÓA TÀI LIỆU 1

>> Xem thêm: Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp CoDX

II. Các bước trong quy trình số hóa tài liệu

Tùy vào quy trình hoặt động và nhu cầu của từng doanh nghiệp mà sẽ có quy trình thực hiện số hóa khác nhau. Nhưng nhìn chung các bước để chuyển đổi dữ liệu, số hóa bao gồm các bước cơ bản như sau:

Bước 1: Thu thập tài liệu lưu trữ

Tùy vào nhu cầu số hóa mà các bộ phận phòng ban thu thập các tài liệu tương ứng để để hóa, vì không thể trong cùng một thời gian mà bạn có thể số hóa toàn bộ tài liệu của doanh nghiệp. Bạn cần thu thập, xắp xếp thứ tự ưu tiên cho từng loại tài liệu.

Ví dụ: nếu cần số hóa các tài liệu của phòng HR, cần chuẩn bị các thông tin như: hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động hoặc bảng chấm công, bảng lương….

>>> Xem thêm: Văn phòng điện tử tích hợp mạng xã hội doanh nghiệp là gì?

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu.

Các tài liệu sau khi thu thập được lựa chọn, loại bỏ các tài liệu hư hỏng, rách, ẩm. Gỡ bỏ ghim kẹp, lấy khỏi các bìa cứng… Tùy vào loại tài liệu và nhu cầu lưu trữ và kỹ thuật số hóa sẽ khác nhau. Có thể scan đối với các tài liệu thông thương hoặc Bookscan đối với các tài liệu dạng đóng quyển.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Sau khi tài liệu được scan chụp cần hệ thống lại bằng cách tạo thư mục lưu trữ, định dạng file, đặt tên. Các file đã được số hóa, được tập hợp theo tổ chức ban đầu để tạo thành siêu dữ liệu lưu trữ (metadata).

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tài liệu sau số hóa cần kiểm tra lại chi tiết, nếu có tài liệu hoặc mục nào chưa đạt yêu cầu thì cần chỉnh sửa lại

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Sau khi tổ chức số hóa dữ liệu xong cần gửi lại hồ sơ gốc cho các phòng ban hoặc bộ phận văn thư lưu trữ. Các tài liệu đã được số hóa sẽ bàn giao theo cách phân quyền hệ thống.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý tài liệu hiệu quả nhất cho doanh nghiệp 2021

0/5 (0 Reviews)
Bài viết khác

Các tính năng tiện ích khác của máy lạnh âm trần Daikin

Máy lạnh âm trần Daikin giá tốt – chất lượng đến từ Nhật Bản Hình ảnh thực tế máy lạnh âm trần Daikin   Daikin là một trong những thương hiệu nổi tiếng và lâu đời ở Nhật Bản chuyên sản xuất về máy lạnh. Sự có mặt của Daikin ở Việt Nam từ nhiều năm […]

https://blog.faceseo.vnMáy lạnh âm trần LG với công nghệ lọc khí tốt nhất

Máy lạnh âm trần LG với công nghệ lọc khí tốt nhất

CÔNG NGHỆ LỌC KHÍ TRÊN CHIẾC MÁY LẠNH ÂM TRẦN LG CÓ NHỮNG ĐIỂM CẢI TIẾN NÀO? Những cải tiến về công nghệ từ các thiết bị công nghệ luôn nhận được sự quan tâm. Vậy công nghệ lọc không khí của Máy lạnh âm trần LG có gì mới so với những dòng máy […]

kem cân, kem ký

Cung cấp kem cân, kem ký

Goofoo Gelato – Chuyên sản xuất và cung cấp kem ngon cho gia đình, nhà hàng, cafe, trà sữa, trà chanh, hội nghị, sự kiên,… Chúng tôi cung cấp kem ngon đảm bảo chất lượng, 100% từ hoa quả tươi, uy tín, nhiều ưu đãi, giá tốt nhất thị trường đến khách hàng. GOOFOO TÌM […]

Tiếp cận 100 triệu khách hàng tiềm năng trên hệ sinh thái Faceseo

Bạn đã sẵn sàng bắt đầu với Faceseo?