Những giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa

Vận chuyển hàng hóa gắn liền với nền kinh tế của nhiều quốc gia trên thế giới. Vận chuyển hàng hóa ngày càng được đẩy mạnh không ngừng. Có nhiều phương thức vận chuyển khác nhau và có hàng nghìn tấn hàng được vận chuyển mỗi ngày diễn ra trên khắp cả nước.

Trên thực tế đây là phương thức vận chuyển hàng hóa được ứng dụng phổ biến nhất. Hầu hết trên các khu vực quốc tế đều có hình thức vận chuyển này và nó ra đời từ rất sớm, có thời gian phát triển lâu dài nhất cùng sự phát triển của dịch vụ vận chuyển hàng hóa. 

Vận chuyển hàng hóa cần những giấy tờ: 

Đầu tiên đối với lái xe của công ty: 

_ Giấy tờ xe : Giấy đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận bảo hiểm các loại, Sổ nhật trình chạy xe , Phù hiệu xe chạy hợp đồng…

_ Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải theo ngành nghề cụ thể.

_ Giấy lưu hành cho xe quá khổ, quá tải (nếu có). 

_ Giấy tờ của người điều khiển phương tiện: giấy phép lái xe phù hợp với xe đang điều khiển, giấy chứng nhận tập huấn lái xe…

_ Giấy tờ hàng hóa kèm theo xe khi giao hàng 

_ Giấy chứng nhận kiểm tra an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường ( gọi tắt là giấy chứng nhận kiểm định ), được dán tem kiểm định.

_ Các loại giấy tờ khác: Hợp đồng vận chuyển, giấy đi đường, phiếu thu cước, giấy gửi hàng,…

_ Hợp đồng vận chuyển 

Đối với khách hàng khi gửi hàng tại công ty 

1. Hàng hóa được điều động nội bộ từ cơ sở kinh doanh đến các chi nhánh, cửa hàng hạch toán hoặc ngược lại phải có:

• Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.

2. Hàng hóa xuất kho để bán, đưa đi trao đổi, biếu, tặng hoặc tiêu dùng nội bộ: phải có hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng đúng với số lượng và giá trị của số hàng đã xuất bán.

3. Hàng hóa xuất giao cho đại lý bán đúng giá do cơ sở sản xuất kinh doanh quy định hưởng hoa hồng có thể sử dụng 1 trong hai cách lập HĐ, chứng từ như sau:

• Sử dụng HĐ giá trị gia tăng hoặc HĐ bán hàng
• Sử dụng phiếu xuất hàng gửi bán đại lý kèm theo lệnh điều động nội bộ.

4. Cơ sở kinh doanh xuất nguyên liệu đưa đi gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất hàng đưa gia công kèm theo hợp đồng gia công. Khi trả lại, cơ sở gia công phải có phiếu xuất kho ghi rõ xuất sản phẩm gia công trả lại cho đơn vị thuê gia công kèm theo hợp đồng gia công.

5. Hàng hóa của công ty đưa đi bán lưu động hoặc dự hội chợ triển lãm phải có lệnh điều động nội bộ cùng với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ giao cho người vận chuyển.

6. Đối với hàng hóa bị sai quy cách, chất lượng phải xuất trả lại bên bán phải có 1 trong các loại hợp đồng như: HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

7. Cơ sở kinh doanh xuất khẩu hàng hóa kể cả cơ sở gia công HH xuất khẩu khi xuất khẩu phải có 1 trong các loại hợp đồng sau : HĐ giá trị gia tăng, HĐ bán hàng hoặc HĐ tự in để làm chứng từ lưu thông trên đường

8. Các sản phẩm là hàng hóa mà người bán không thuộc đối tượng phải lập Hợp đồng bán hàng bao gồm:

• Hợp đồng thu mua hàng 
• Đối với đồ dùng của cá nhân do người sử dụng trực tiếp bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để bán hay nhận hàng ký gửi bán phải lập bảng kê mua hàng, nhận hàng ký gửi bán.

9. Cơ sở kinh doanh bán lẻ hàng hóa cho người tiêu dùng có giá trị thấp dưới mức quy định không phải lập hợp đồng nhưng phải lập bản kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán hàng, từng loại hàng…                  

Vận chuyển hàng hóa đường bộ có những ưu điểm và nhược điểm sau:

Ưu điểm: 

_ Vận tải đường bộ chủ yếu dùng các loại xe tải nên rất linh hoạt trong quá trình vận tải hàng hóa, không phụ thuộc vào giờ giấc và không có quy định thời gian cụ thể nào mà chỉ cần các bên tự thống nhất thời gian cũng như có thể thay đổi trong quá trình vận chuyển.

_ Có thể lựa chọn được phương tiện, số lượng hàng hóa hay tuyến đường theo yêu cầu.

_ Hàng hóa được vận chuyển theo đường bộ tiết kiệm nhiều thời gian

_ Vận chuyển hàng hóa hiệu quả ở cự li ngắn và trung bình

_ Hình thức vận tải này có khả năng bảo quản hàng hóa cao, đảm bảo chất lượng hàng trong suốt đoạn đường vận chuyển

_ Hàng hóa được chuyên chở từ kho người gửi đến kho người nhận mà không qua bất kì trung gian vận tải nào. Hạn chế công đoạn bốc xếp hàng hóa bằng nhân công, giảm thiếu chi phí.

Nhược điểm:  

_ Vận chuyển đường dài thường phải nộp thêm các khoản phụ phí đường bộ: trạm thu phí, phí nhiên liệu, phí cầu đường…

_ Việc vận chuyển đường bộ cũng ẩn chứa nhiều rủi ro như tai nạn giao thông, kẹt xe… ảnh hưởng lớn đến hàng hóa và thời gian giao hàng

_ Khối lượng và kích thước hàng hóa vận chuyển còn hạn chế hơn so với vận chuyển bằng đường sắt và đường biển

_ Phụ thuộc nhiều vào yếu tố thời tiết