Ngày nay Teabreak hội nghị đã không còn xa lạ với bất kì các sự kiện, hội nghị, workshop hay những cuộc đàm phán, toạ đàm…. Hãy cùng Circle Food chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức teabreak hội nghị qua bài viết dưới đây.

1. Thế nào là teabreak hội thảo?

Tiệc teabreak có nguồn gốc từ phương Tây. Từ khi được du nhập vào Việt Nam, loại hình này đã được phổ biến rộng rãi. Ngày nay nhiều doanh nghiệp, đội nhóm và cá nhân cũng có nhu cầu tổ chức teabreak hội nghị để phục vụ cho nhu cầu của mình. Teabreak được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng bao gồm các loại bánh ngọt nhỏ xinh, trà, cà phê, trái cây, các món tráng miệng,… Tiệc trà hội nghị có thể được tổ chức trước khi sự kiện được bắt đầu hoặc giữa giờ nghỉ giải lao. Thời gian của tiệc thường kéo dài khoảng 20 đến 40 phút. Hiện nay, tiệc teabreak được phục vụ khá phổ biến ở các nhà hàng, khách sạn nhằm góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.

2. Đặc điểm tiệc trà tea break

• Tiệc trà hội nghị được sắp xếp theo dạng tiệc đứng.
• Thời gian sử dụng teabreak hội nghị thường kéo dài từ 20 – 30 phút ở đầu hoặc giữa chương trình.
• Thực đơn tiệc không có món ăn chính, phần lớn là các loại bánh ngọt, hoa quả.
• Đồ uống chủ yếu là nước lọc, trà và cà phê. Nếu tiệc tiệc ngọt hội nghị thuộc loại cao cấp (Premium) thì sẽ có thêm sữa và nước trái cây.
• Tiệc teabreak hội thảo hay tiệc party nhẹ ngoài trời không có người phục vụ.
• Khách tham gia sự kiện không được mang đồ ăn, thức uống vào khán phòng.
• Tiệc trà hội thảo được bố trí ngoài khán phòng tổ chức sự kiện, có khu vực riêng.
• Kinh phí thực hiện tiệc tea break ít, không phát sinh thêm những chi phí khác.

3. Tại sao cần tổ chức teabreak hội nghị?

Một buổi hội nghị khách hàng cần sự tập trung cao độ, do đó nếu buổi tiệc được diễn ra trong thời gian dài sẽ khiến khách mời dễ rơi vào tình trạng mệt mỏi làm giảm đi phần nào chất lượng của buổi họp. Vì vậy, một đơn vị cung cấp teabreak trọn gói cần được tổ chức để:

• Giúp những người tham gia teabreak hội nghị có thời gian thư giãn, bổ sung năng lượng để tiếp tục buổi hội nghị/ phiên họp tiếp theo.
• Giúp các thành viên chuẩn bị tinh thần tốt nhất cho những phần họp quan trọng phía sau.
• Teabreak cũng có thể là tiệc trà khai trương hơn nữa còn là tiệc chiêu đã nhẹ nhàng nhằm thể hiện tính chuyên nghiệp, trang trọng của buổi họp cũng như thể hiện sự tôn trong đối với khách mời.
• Là thời điểm để các vị khách trong buổi hội nghị có cơ hội giao lưu, chia sẻ kinh nghiệm, trao đổi danh thiếp để hợp tác tốt hơn trong công việc.
• Đây cũng là thời gian để tất cả mọi người có thể làm quen và trao đổi ngắn với nhau, như trao đổi cardvisit, mở rộng networking.
• Thể hiện tính chuyên nghiệp, chu đáo, trang trọng của sự kiện. Qua đó toát lên sự đẳng cấp của doanh nghiệp cũng như thể hiện sự tôn trọng đặc biệt dành cho những vị khách mời.

4. Các lưu ý khi tổ chức teabreak hội nghị

4.1 Teabreak phù hợp với khách mời

• Hiện nay, các nhà hàng và trung tâm hội nghị đều có những set thực đơn cho teabreak. Do đó, bạn có thể thoải mái lựa chọn. Tuy nhiên, một lưu ý không thể bỏ qua chính là thực đơn teabreak hội nghị phải phù hợp với đối tượng khác mời của sự kiện.
• Điều đầu tiên, bạn cần lưu ý về mặt địa lý. Tùy khu vực mà sự lựa chọn lại có sự biến đổi khác nhau. Nếu những nước phương Tây ưa chuộng sự ngọt ngào thì những nước phương Đông lại ưa thích trang trí bàn tiệc teabreak cho đến sự đậm đà của món ăn. Từ đó, ta thấy được rằng tùy vào vị trí và đặc điểm vùng miền mà ta sẽ đưa ra những lựa chọn khác nhau.
• Điều thứ hai, chủ tiệc ta cần lưu ý chính là độ tuổi. Mỗi độ tuổi sẽ có sở thích khác nhau. Nếu trẻ em thích những loại bánh ngọt ngào sặc sỡ thì người lớn lại thích những điều tinh tế và sang trọng. Do đó, khi lựa chọn thực đơn teabreak hội nghị ta cần chú trọng vào độ tuổi của khách tham gia.
• Cuối cùng, người tổ chức cần lưu ý đến tính chất của sự kiện. Tùy vào tính chất sự kiện, ta sẽ lựa chọn tiệc trà hội thảo phù hợp với khách mời. Nếu là sự kiện trang trọng, ta có thể cân nhắc các loại bánh có hương vị nhẹ nhàng thiên hướng ngọt ngào phối hợp với cafe hoặc trà. Nếu là sự kiện vui tươi hoặc tiệc teabreak nhẹ ngoài trời ta có thể cân nhắc các loại bánh mặn cùng nước ngọt.

4.1 Về thực đơn tiệc tea break:

• Đối với thực đơn tiệc teabreak hội nghị bạn tránh chọn có loại nước có ga, thay vào đó hãy lựa chọn trà, cà phê, nước lọc. Đồ ăn đi kèm nên là những món ăn nhẹ như các loại bánh ngọt kết hợp với trái cây tươi. Lưu ý rằng, tiệc tea break không để những món ăn chính cầu kỳ xuất hiện.
• Các món ăn trong tổ chức tiệc trà hầu hết được phục vụ nhu cầu trong đầu hoặc giữa giờ, vậy nên bạn không cần phải chọn món quá sang trọng và đắt đỏ. Chỉ cần thức ăn được bày ra tạo cảm giác ngon miệng và thoải mái cho khách mời.

4.2 Về sắp xếp, bố trí bàn tiệc tea break:

Việc bày trí bàn tiệc cũng không kém phần quan trọng. Khu vực tổ chức tiệc ngọt hội nghị nên là vị trí thoáng mát, có cảnh quan đẹp. Bàn ăn nên phủ một lớp khăn có màu nhẹ nhàng, các món ăn được bày biện gọn gàng, thích hợp.

4.3 Về dụng cụ dùng cho phần tiệc tea break:

Trong tiệc teabreak hội nghị thông thường khách tham gia sẽ được sử dụng đồ nhựa, dĩa và thìa nhỏ. Dụng cụ dùng cho phần tiệc trà teabreak sẽ hạn chế tối đa việc dùng đồ sứ. Bởi một phần giảm nhẹ cảm giác mang vác nặng khi di chuyển, một phần đồ dơ bẩn không được thu dọn thường xuyên vì tính chất tiệc tea break không có người phục vụ.

4.4 Những lưu ý khác về tổ chức teabreak:

Nên có thêm những chiếc bàn, ghế tại vị trí dùng tiệc để khách mời ngồi nghỉ theo nhu cầu. Ngoài ra, nên lựa chọn phần nhạc nền không lời nhẹ nhàng để tạo nên không khí thư giãn nhất cho khách mời.

Với những chia sẻ về tiệc tea break, trung tâm hội nghị Circle Food hi vọng phần nào đã giúp các bạn hiểu hơn về loại hình tiệc này. Nếu bạn có sự kiện hội nghị, hội thảo sắp tới cần có sự góp mặt của tiệc tea break hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua SDT 0777274416 để nhận được những ưu đãi lớn nhất. Hoặc tham khảo thêm tại fanpage của Circle Food để biết thêm chi tiết.