Các nguyên tắc cơ bản để viết email chuyên nghiệp
Kỹ năng giao tiếp qua email là một trong những kĩ năng rất quan trọng khi đi làm. Tuy nhiên, kỹ năng này hầu như phải tự học hỏi và rút ra kinh nghiệm chứ không có trường lớp nào đào tạo. Không ít các bạn đã phải nếm trải những “đau thương” khi để xảy ra những lỗi cơ bản khi viết email. Do vậy, để tránh những sai lầm cơ bản, bạn cần phải nắm chắc các nguyên tắc cơ bản để viết một email chuyên nghiệp dưới đây.
- Nắm các bước viết email chuẩn, gồm:
- Đặt tiêu đề email: rõ ràng, đúng trọng tâm
- Đính kèm tập tin vào email (nếu có)
- Viết nội dung email: trình bày gọn gàng và đầy đủ
- Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa
- Nhập địa chỉ email người nhận
>>> Xem thêm: Hợp đồng lao động thời vụ theo bộ luật lao động 2019
1.1 Đặt tiêu đề email: rõ ràng, đúng trọng tâm
Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề. Điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp.
Tiêu đề của email phải rõ ràng, nêu rõ chủ đề chính của email đó và gắn liền với mối quan tâm người nhận luôn đạt được thành công cao hơn trong giao tiếp qua email.
Trong trường hợp bạn muốn thể hiện tính chất của email đó “Quan trọng”, “Khẩn cấp”, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email
>>> Xem thêm: Cách tính lương theo hình thức trả lương theo sản phẩm tại doanh
1.2 Đính kèm tập tin vào email (nếu có)
Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc, .Xlsx hoặc JPEG (đối với file ảnh).
Nếu bạn cần gửi đính kèm nhiều tập tin trong cùng một email thì bạn nên gom về 1 thư mục và nén lại. Khi nén dùng .zip không nên dùng .rar.
Khi đặt tên file đính kèm cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.
1.3 Viết nội dung email: trình bày gọn gàng và đầy đủ
Thông thường, một email bao gồm 3 thành phần:
- Lời chào
- Nội dung chính
- Lời chúc/lời cảm ơn và ký tên
1.4 Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa
Hãy dành thời gian đọc lại một vài lần email và kiểm tra đã file đính kèm (nếu có) trước khi gửi. Lỗi chính tả là một trong những điều nên hạn chế khi viết email, bởi vì chỉ với vài lỗi chính tả nhỏ thôi, người nhận có thể đánh giá bạn là cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp.
1.5 Nhập địa chỉ email người nhận
- Chữ ký cá nhân
- Font chữ và màu sắc trình bày
Hãy thể hiện font chữ và màu sắc mà người nhận có thể đọc dễ dàng, thuận tiện và quen mắt nhất.
- Địa chỉ email chuyên nghiệp và nghiêm túc
- Trả lời tất cả các email, ngay cả khi email đó bị gửi nhầm cho bạn
>>> Xem thêm: Cách tính lương cho nhân viên theo hệ thống lương 3P
