Dù bạn là HR hay đang phụ trách tổ chức tiệc teabreak nhẹ ngoài trời cho công ty, là đơn vị dịch vụ hay chỉ là cá nhân muốn tự làm một buổi trà chiều cho ngày họp mặt gia đình thì chất lượng tiệc luôn là yếu tố hàng đầu. Muốn vậy, bạn cần hiểu về 5 yếu tố đặc trưng của tiệc teabreak cũng như những điều cần tránh khi tổ chức tiệc này.
Mục lục
1. Trước tiên bạn cần hiểu thế nào là tiệc teabreak?
Teabreak ngoài trời hay còn gọi là tiệc trà ngoài trời sẽ được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng bao gồm các loại bánh ngọt nhỏ xinh, trà, cà phê, trái cây, các món tráng miệng nhẹ,… Teabreak có thể được tổ chức trước khi sự kiện được bắt đầu hoặc giữa giờ nghỉ giải lao. Thời gian của tiệc thường kéo dài khoảng 20 đến 40 phút. Hiện nay, loại tiệc trà nhẹ này được phục vụ khá phổ biến ở các nhà hàng, khách sạn nhằm góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.
2. Một số đặc điểm của tiệc teabreak sân vườn
- Tiệc tea break được tổ chức dưới hình thức tiệc đứng để khách mời có khoảng thời gian thư giãn, giao lưu trước khi tiếp tục sự kiện.
- Tùy theo yêu cầu của chủ bữa tiệc mà tiệc trà có thể diễn ra vào trước, trong hay sau sự kiện.
- Nếu sự kiện diễn ra cả ngày thì có thể tổ chức tiệc trà hai lần vào giờ giải lao của hai buổi để khách hàng không bị mệt.
- Nếu sự kiện diễn ra nửa ngày thì tiệc tea break có thể diễn ra vào giờ nghỉ giải lao
- Hoặc với những sự kiện ngắn thì có thể diễn ra vào đầu hoặc cuối chương trình.
3. Lưu ý về quy trình phục vụ tiệc trà teabreak sân vườn
Việc tổ chức một bữa tiệc party nhẹ ngoài trời thì cần phải quan trọng rất nhiều khâu, trong đó có cả khâu phục vụ. Tiệc teabreak sân vườn là một bữa tiệc nhỏ, diễn ra trong thời gian ngắn nên nhiều người có thái độ hời hợt với khâu phục vụ. Tuy nhiên, các bạn phải nhìn nhận tính chất sang trọng, trang nhã của bữa tiệc để nắm được quy trình phục vụ đúng chuẩn tham khảo thêm những đơn vị nhận đặt tiệc teabreak với chi phí hợp lý như Circle Food là lựa chọn hoàn hảo hơn cả. Theo đó, để phục vụ tiệc trà tea break các bạn thực hiện với quy trình sau:
3.1 Khảo sát thực tế khu vực tổ chức tiệc teabreak nhẹ ngoài trời
- Xác định vị trí tổ chức tiệc có đáp ứng lượng khách tham dự tiệc.Có thích hợp với loại hình tiệc finger food hay không?
- Phác họa bữa tiệc sẽ được diễn ra như thế nào? Dự trù những khó khăn, các tình huống có thể phát sinh nếu tổ chức tại địa điểm này?
- Khả năng cung cấp nguồn điện và nguồn nước. Khảo sát tính toán khu hậu cần, nhà vệ sinh phù hợp,…
3.2 Lên và triển khai tổ chức
- Lên kế hoạch tổ chức tiệc teabreak nhẹ ngoài trời và đưa ra các phương án dự phòng, giải quyết những vấn đề có thể phát sinh.
- Lên danh sách các công việc cần chuẩn bị/thực hiện, với thời gian xác định.
- Phân công từng nhiệm vụ cho các nhân sự hỗ trợ dịch vụ tiệc teabreak từ lúc chuẩn bị cho đến khi kết thúc tiệc. Liên hệ các nhà cung cấp thực phẩm, đơn vị thiết kế, đầu bếp và phục vụ,…
- Kiểm tra tiến độ các công tác chuẩn bị
3.3 Vận chuyển thiết bị đến địa điểm tổ chức
- Vận chuyển đầy đủ dụng cụ, trang thiết bị đến khu vực tổ chức tiệc. Trước ngày diễn ra sự kiện tiệc teabreak nhẹ ngoài trời khoảng 1 – 2 ngày.
- Nhân viên phụ trách chuẩn bị teabreak sẽ tiến hành trang trí khu vực tiệc.
- Trang bị các thiết bị, các vật dụng cho khu hậu cần.
- Tiến hành kiểm tra thiết bị, chạy thử chương trình.
3.4 Tổ chức tiệc
- Chế biến, trình bày các món ăn theo đúng thực đơn tiệc teabreak nhẹ ngoài trời đa dạng.
- Đón tiếp khách mời tiệc trà teabreak đến tham dự tiệc.
- Hỗ trợ kiểm tra các món ăn, thức uống phục vụ cho thực khách.
- Xử lý các vấn đề phát sinh trong tiệc nếu có.
3.5 Thu dọn và vệ sinh sau tiệc
- Thu dọn trang thiết bị, dụng cụ phục vụ ăn uống trong tiệc.
- Thu xếp bàn ghế gọn gàng sau khâu tổ chức tiệc trà teabreak sân vườn và tháo dỡ sân khấu.
- Dọn dẹp vệ sinh sạch khu tổ chức tiệc.
- Vận chuyển các trang thiết bị, các vật dụng về kho.
Như vậy, việc phục vụ cho bữa tiệc teabreak nhẹ ngoài trời nhìn chung không quá khó hãy tham khảo tại Circle Food và chúng cũng đòi hỏi sự quan sát và chú ý của nhân viên để có thể phục vụ một cách hoàn hảo cho khách tham dự.
4. Các hình thức tổ chức tiệc ngoài trời phổ biến
- Tiệc Teabreak tiệc trà. Là loại tiệc rất thích hợp cho sự kiện khai trương. Tiệc tri ân khách hàng, hội nghị, các buổi hội thảo,… Vì loại hình tiệc này giúp người tham gia sự kiện di chuyển thoải mái. Kết nối với nhau dễ dàng và giải tỏa căng thẳng khi sự kiện mang tính chất trịnh trọng. Thực đơn cho buổi tiệc party nhẹ ngoài trời có thể là những loại bánh ngọt, bánh mặn. Trái cây, nước ép, cafe, trà,… được trang trí, sắp xếp đẹp mắt.
- Tiệc teabreak nhẹ ngoài trời thích hợp cho những tiệc đơn giản, thoải mái. Thực khách tham dự được phục vụ các món ăn nhẹ (món khai vị). Các món ăn được chế biến có kích thước nhỏ nhắn, gọn. Nhân viên sẽ phục vụ sẽ trang trí thức ăn trên bàn tiệc. Thực khách có thể di chuyển xung quanh để thưởng thức.
- Với sự nhanh chóng, tiện lợi vì thế dịch vụ tiệc teabreak đã được nhiều công ty, cơ quan lựa chọn ví dụ như trong lúc tổ chức tiệc tea break khai trương và bất kỳ khi nào cần . Để tổ chức tốt loại hình tiệc Buffet này. Các đơn vị cung cấp dịch vụ tiệc ngoài trời cần có thực đơn Âu – Á đa dạng. Thực phẩm và quá trình chế biến món ăn luôn đảm bảo vệ sinh. Các dụng cụ và thiết bị hỗ trợ cho tiệc sạch đẹp. Cùng đội ngũ phục vụ nhân viên chuyên nghiệp,…
- Hầu hết các dịp như tiệc tất, tân niên, tiệc liên hoan, tiệc sinh nhật,… Rất thích hợp với loại hình tiệc phục vụ set menu. Dù hiện nay có nhiều thêm nhiều hình thức tổ chức tiệc hiện đại. Nhưng tiệc theo hình thức set menu hoặc cách làm thế nào để trang trí bàn tiệc trà vẫn rất được ưa chuộng. Vì tạo được bầu không khí quây quần ấm áp cùng nhau.
Đừng ngần ngại khi tìm hiểu về tiệc trà teabreak, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua SDT 0777274416 để nhận được những ưu đãi lớn nhất. Hoặc tham khảo thêm tại fanpage của Circle Food để biết thêm chi tiết.